Многие организации при проведении мероприятий сталкиваются с проблемой, заключающейся в том, что переход от мероприятия к мероприятию незначителен, и лишь немногие планировщики продолжают участвовать в нем из года в год. Из-за этого, а также из-за того, что многие организации, похоже, недооценивают то, что именно требуется или требуется при координации и планировании мероприятия, во многих случаях инициативу берут на себя люди с небольшим опытом (и еще меньшими знаниями).
Часто это создает ситуацию, когда то, что следует повторять, не повторяется, а то, что нуждается в настройке или обновлении, игнорируется и/или упускается из виду. События и организации не являются универсальным сценарием. В большинстве случаев каждая организация имеет свой уникальный набор потребностей, особенностей, спецификаций и обычаев. Если неопытный планировщик просто попытается «скопировать» то, что он где-то видел (и понравилось), это часто не воспринимается так же. Именно по этой причине, когда организация планирует мероприятие, важно, чтобы все участники имели четкое представление и видение потребностей, причин и т. д. этого конкретного мероприятия.
1. В большинстве случаев проведение мероприятия, особенно многодневного мероприятия, такого как конференция или конгресс, должно быть балансом между финансовым аспектом и самой программой. Профессиональные организаторы мероприятий должны быть и в большинстве случаев обучены создавать баланс и гармонию, подчеркивая тему «воспринимаемой» ценности, которую участник или потенциальный участник воспринимает как наиболее важную и ценную. Профессиональные планировщики, как правило, способны настроить меню, чтобы создать наилучший баланс между финансовой ценностью и хорошо принятым мероприятием. Например, многие новички не тратят достаточно времени на создание хорошо сформулированной схемы или уделяют особое внимание деталям.
2. Во многих случаях ключ к успешному мероприятию начинается с переговоров. Хотя даже первые переговоры не гарантируют успеха мероприятия, плохой результат переговоров, как правило, означает катастрофу для этого мероприятия. Профессиональные организаторы мероприятий отдают приоритет переговорам с тем, что наиболее важно для организации, которую они представляют, вместо того, чтобы просто идти за обычными и привычными уступками и соглашениями. Насколько важны еда и напитки для этого мероприятия? Где находится ценовая линия, где цена становится сопротивлением или камнем преткновения? Скольким участникам потребуется размещение и что является основным соображением (цена, номер, удобства)? Как насчет аудиовизуальных потребностей?
Планирование мероприятий редко бывает таким простым, как кажется стороннему наблюдателю. Неопытные организаторы часто ошибаются, переоценивая свои личные симпатии и антипатии, а не то, что наиболее важно для организации и/или потенциальных участников. Хороший организатор мероприятий обладает не только значительным опытом, но, что более важно, необходимыми знаниями. Кроме того, лучшие организаторы мероприятий всегда должны быть эффективными слушателями.
[ad_2]