Организация большого мероприятия включает в себя множество движущихся частей, но выбор места для проведения мероприятия может действительно помочь расставить эти части по своим местам. Вот некоторые факторы, о которых следует подумать в первую очередь при выборе места проведения мероприятия.
Расходы
Это один из самых основных факторов. Каков бюджет мероприятия? Более низкий порог может еще больше ограничить варианты, но, с другой стороны, есть способы заставить работать любой тип мероприятия. Например, корпоративный пикник в общественном парке или домашний концерт. Для больших собраний, таких как торговые конференции и свадьбы, многие отели предлагают отличные цены и/или услуги и удобства, которые стоят своей цены.
Думая о бюджете, имейте в виду, что во многих местах хозяева требуют покупать страховку на случай, если что-то пойдет не так.
Расположение, парковка, доступность
Если место проведения мероприятия будет слишком труднодоступным, это определенно испортит праздник и вызовет дополнительный стресс как у координаторов, так и у гостей. Если люди приезжают со всех концов, то лучше иметь поблизости удобную (желательно бесплатную) парковку. Есть способы обойти это, в зависимости от ценового диапазона и местоположения: парковка, общественный транспорт, шаттлы, совместное использование автомобилей, Uber и многое другое. Если с парковкой возникнут проблемы, посмотрите, какие из них могут работать вместо этого.
В некоторых случаях (конференции, выездные свадьбы, вечеринки в кампусе) все или большинство участников уже будут оставаться в одном и том же месте. Чаще всего проще всего провести сбор там. Узнайте в отеле, колледже или другой организации, какие у них есть варианты.
Емкость, размер, компоновка, доступность
Эти сопутствующие соображения также являются ключевыми. Правила пожарной безопасности места проведения мероприятия и другие соображения безопасности будут определять, сколько людей может присутствовать, поэтому планируйте соответствующим образом. Даже если вместимость позволяет ожидаемому количеству участников, убедитесь, что он не тесный и неудобный для запланированных мероприятий. (Есть ли место для танцев? Есть ли места, где можно посидеть и поболтать?) Также подумайте о доступности для инвалидных колясок, пеленальных столиках в ванной и других приспособлениях в зависимости от того, кто будет присутствовать.
Атмосфера
Атмосфера комнаты почти так же важна, как и физическое пространство. Хозяева могут принести свой собственный декор, но это больше работы, если отправная точка далека от цели.
Еда, напитки, аудио/видео и другие удобства
Часто в месте проведения мероприятия есть кухня, которую можно использовать. Многие предоставят кейтеринг или заключат сделки с конкретными поставщиками. Иногда хозяевам приходится самим назначать поставщиков; если это так, необходимо выяснить, что требуется каждому поставщику (например, доступ к розеткам), и убедиться, что эти вещи доступны.
Обязательно узнайте, как обстоят дела в баре. Во многих, но не во всех местах есть персонал и спиртные напитки.
Аудио и визуальные связи являются ключевыми. Будет ли живая музыка? Слайд-шоу? Тогда подготовка обязательна. Запуск звука и видео — работа для профессионалов. Обязательно заранее узнайте, предоставляет ли заведение персонал для этих работ. Узнайте, есть ли в заведении другой персонал (установка, уборка, официанты).
Подумайте об этих факторах, имея в виду ваше конкретное мероприятие, и вы будете на правильном пути к поиску идеального места для проведения мероприятия!
[ad_2]