1. Приложите усилия, чтобы узнать об этикете (в наши дни известном как «сетевой этикет»), связанном с написанием электронных писем. Есть множество хороших справочных веб-сайтов и книг об Интернете, которые расскажут вам об основах. Я знаю, может показаться немного драгоценным придавать такое большое значение социальным тонкостям, когда Интернет в основном очень неформальный. Однако, нравится нам это или нет, многие люди очень серьезно относятся к онлайн-этикету. Поэтому, если вы пишете электронные письма для бизнеса, вы должны предполагать, что ваш получатель вполне может быть одним из тех…
2. Никогда не отправляйте и, желательно, даже не пытайтесь написать электронное письмо, если вы злы, расстроены, пьяны или иным образом не полностью контролируете себя. Если у вас есть горячий разговор с кем-то по телефону, вы иногда можете что-то надуть. Но с электронными письмами, как только вы нажимаете «отправить», все, что вы написали, остается там, высеченным на каменных скрижалях, до тех пор, пока получатель хочет смотреть на это. Старая поговорка о том, что нужно «сосчитать до десяти», прежде чем ответить, здесь как нельзя более верна. Отправляйте гневные электронные письма только в том случае, если вы можете справиться или действительно не заботитесь о чувствах получателя!
3. Одна вещь, о которой вы можете не подумать, это то, что может быть полезно тщательно учитывать время, когда вы отправляете свои электронные письма. Начнем с того, что всегда рекомендуется избегать отправки электронных писем, которые совпадают с утренней суматохой в понедельник и вялостью после обеда в пятницу. Кроме того, я иногда обнаруживал, что электронные письма, отправленные компаниям в выходные дни, в конечном итоге теряются в киберпространстве. И на более тонком уровне, если ваши получатели увидят, что вы отправляете электронные письма в воскресенье утром или поздно вечером, они могут подумать, что могут прервать вас для делового разговора в то же время. Хотя вы можете подумать, что это круто — произвести впечатление на клиента тем, что вы работаете все часы, ваш партнер не будет этого делать, когда тот же клиент позвонит вам по телефону в полночь.
4. Поскольку почти каждый в то или иное время был заражен компьютерным вирусом, люди по понятным причинам настороженно относятся к вложениям. Я никогда не отправляю вложения никому, кого не очень хорошо знаю, и точно так же никогда не открываю вложения, если они не от людей, которых я хорошо знаю. Кроме того, некоторые современные вирусы и черви клонируют себя в настоящие имена и адреса электронной почты, так что даже электронное письмо, якобы отправленное кем-то, кого вы знаете, может быть просто заражено. Если вы сомневаетесь, добавьте текст в тело сообщения электронной почты или заранее свяжитесь с получателем и убедитесь, что он согласен получить его в виде вложения.
5. Макет электронных писем — это то, на что мало кто обращает внимание, особенно если (как и я) их система использует только текст. Однако даже с простым текстом разумная компоновка может сделать все это более читабельным. Прежде всего, вам следует избегать написания электронных писем, которые растягиваются на весь экран. Их очень трудно читать, и чтобы иметь возможность видеть все правильно в виде текста, вашему читателю, возможно, придется возиться с изменением шрифтов. Самый безопасный формат состоит из строк длиной не более 65 символов. Это подходит, работает везде и делает электронную почту намного проще для глаз.
6. Ваша тема должна быть сосредоточена на том, что в ней есть для читателя, чтобы привлечь его внимание. Вы обнаружите, что лучший способ сделать это — включить какую-то выгоду. Например, если вы пишете электронное письмо о пересмотренном в сторону уменьшения бюджете проекта, вместо фразы «Проект X — пересмотренные затраты» скажите «Проект X — затраты снижены на XX%»). Если нет реальной пользы для использования, постарайтесь все равно сделать ее интересной и интригующей. Кроме того, избегайте слов, наиболее ненавидимых спам-фильтрами, таких как «бесплатно», «подписаться» и т. д.
7. Онлайн-письма должны быть краткими и ясными, в основном потому, что экран является особенно недружественным средством чтения для глаз большинства людей. Хотя бы по этой причине полезен принцип KISS (Keep It Short & Simple). С электронными письмами вам нужно сразу перейти к делу и придерживаться его. У того, кто получает десятки электронных писем в день, нет времени на то, чтобы продираться через множество преамбул. Кратко изложив свою точку зрения, вы получите максимально возможный шанс избежать недостойной участи быть удаленным.
8. Что касается стиля письма, здесь больше, чем в любом другом медиа, очень полезно писать так, как говорят люди. Кроме того, ваше электронное письмо будет более четким и кратким, если вы опустите все, кроме основных прилагательных и наречий. Делайте предложения короткими и всегда включайте в предложение только одну основную идею или мысль. Абзацы не должны состоять более чем из 6 предложений — по возможности меньше. И если вы перечисляете более пары пунктов, используйте маркеры.
9. Если вы пишете электронные письма для бизнеса, хорошо используйте возможность подписи, которая идет после вашего имени. Удивительно, как много людей не используют это средство должным образом, но это отличная возможность для вас сказать несколько слов о продвижении. Поскольку подпись электронной почты появляется в конце, она вряд ли вызовет раздражение ваших получателей. На самом деле, при условии, что он содержит полезную контактную информацию, он будет рассматриваться как полезное дополнение к вашему сообщению. И даже если ваше электронное письмо состоит только из текста, вы все равно можете сделать его достаточно умным.
[ad_2]